جمع‌آوری نیاز واحدهای پژوهشگاه به نیروی انسانی، تطبیق با ساختار، پست‌ها و اعتبارات مصوب، همکاری با اداره کارگزینی دفتر مرکزی برای انجام امور مربوط به مأموریت، مرخصی و جابه‌جایی کارمندان، همکاری با اداره آموزش و ارزشیابی برای معرفی کارمندان پژوهشگاه جهت طی دوره‌های آموزشی دفتر، انجام ارزشیابی عملکرد سالانه کارمندان، همکاری با اداره بیمه و رفاه برای استفاده کارمندان از خدمات بیمه‌ای، رفاهی، بهداشتی و ورزشی، هم‌چنین انجام امور دبیرخانه از جمله دریافت، ارسال، ثبت، توزیع و بایگانی مکاتبات و مرسولات اداری و ارائه خدمات فنی و تکثیر پژوهشگاه از اهم وظایف این اداره است.

1. رییس اداره (سید محمدرضا پاکدامن ) 
1.1.آگاهی از اهداف، خط‎‎مشی‎ها، سیاست‎ها و برنامه‎های دفتر و پژوهشگاه؛   
1.2.اطلاع و اجرای قوانین و مقررات، آیین ‏نامه ‏ها‏، دستورالعمل‏ها و فرایندهای مربوط؛
1.3.انجام امور مربوط به جابجایی، انتقال، مأموریت، مرخصی و تسویه حساب کارکنان؛
1.4.پیگیری فرایند تأمین نیروی انسانی مورد نیاز واحدهای پژوهشگاه برابر ساختار و سازمان نفرات مصوب؛
1.5.بررسی مستمر وضعیت نیروی انسانی و ارایه نظرات و پیشنهادهای اصلاحی به مقام مافوق؛
1.6.نظارت بر حسن اجرای قوانین، آیین‎نامه‎ها، بخش‎نامه‎‎‎ها و دستورالعمل‎ها و فرایندهای حوزه اداری و منابع انسانی؛
1.7.صدور کارت شناسایی اعضای هیأت علمی؛
1.8.نظارت بر فعالیت‎های مکاتبات اداری، ایمیل‏ سازمانی و دبیرخانه؛
1.9.بازخوردگیری از عملکرد اداره منابع انسانی و بررسی فرایندهای اداری موجود و ارایه پیشنهاد لازم به معاون منابع انسانی و پشتیبانی؛
1.10.برنامه ‏ریزی و هماهنگی لازم جهت برگزاری آموزش‏های ضمن خدمت مورد نیاز از طریق ستاد دفتر مرکزی به منظور ارتقای مهارت و سطح معلومات اداری کارکنان؛
1.11.نظارت بر فعالیت‎ها و عملکرد طبقات شغلی زیردست در جهت اطمینان از صحت عملکرد آنان؛
1.12.تهیه و تولید اخبار معاونت منابع انسانی و پشتیبانی و ارسال به مراجع ذی‏ربط و پیگیری انتشار آن؛
1.13.انجام وظایف دبیری کمیته نمایشگاهی، شورای منابع انسانی و کمیته‏های مرتبط منابع انسانی؛
1.14.بازنگری آیین‏ نامه، دستورالعمل و فرایندهای موجود و ارایه پیشنهاد لازم به مقام مافوق؛
1.15.برنامه ‏ریزی فعالیت‏های امور فرهنگی و عبادی پژوهشگاه؛
1.16.برنامه ‏ریزی امور رفاهی، سلامت، توسعه ورزش همگانی، بازدید از مراکز علمی-پژوهشی و ... برای اعضای هیأت علمی و کارکنان؛
1.17.نظارت و کنترل ورود و خروج کارکنان و رفع نواقص مربوط؛
1.18.برقراری تعامل با ادارات اداره کل منابع انسانی دفتر مرکزی(کارگزینی، آموزش و ارزشیابی، بیمه و رفاه، جذب و گزینش) در پیگیری امور مربوط به کارکنان پژوهشگاه؛
1.19.تنظیم و پیشنهاد بودجه سالانه اداره منابع انسانی به معاونت منابع انسانی و پشتیبانی؛
1.20.تأیید مستندات پرونده جذب نیروهای پیشنهادی و ارسال آن به اداره جذب و گزینش ستاد دفتر مرکزی؛
1.21.تأیید سوابق نیروهای ساعتی و پروژه‎ای جهت پیگیری امور بیمه معوقه، بازخریدی و صدور گواهی مربوط توسط ستاد دفتر مرکزی؛
1.22.انجام مکاتبات اداری با مقامات همطراز درون سازمانی؛
1.23.بررسی و اظهارنظر کارشناسی در خصوص درخواست‏ها و نامه‎های رسیده به منابع انسانی و ارایه پاسخ مستدل و مکتوب؛
1.24.تهیه پیش‎نویس‏ های لازم جهت پاسخ نامه‏ ها؛
1.25.تهیه گزارش آماری-تحلیلی در امور مربوط به منابع انسانی و ارایه آن به مقام مافوق؛
1.26.تدوین برنامه سالانه برابر شرح وظایف، سیاست‏ها و اولویت‏های پژوهشگاه؛
1.27.حفظ محرمانه ‏بودن داده‏ها و تهیه پشتیبان از اطلاعات مربوط به صورت مستمر و ذخیره‏سازی در محل مناسب با نظر مقام مافوق؛
1.28.انجام سایر امور محوله مرتبط با پست سازمانی.

2. کمک کارشناس امور اداری (آقای احمد اخلی) 

2.1.آگاهی از اهداف، خط‎‎مشی‎ها، سیاست‎ها و برنامه‎های دفتر و پژوهشگاه؛
2.2.اطلاع و اجرای قوانین و مقررات، آیین‏ نامه‏ ها‏، دستورالعمل‏ها و فرایندهای مربوط؛
2.3.تشکیل پرونده جذب نیروهای پیشنهادی و ارسال آن به مقام مافوق؛
2.4.تهیه و تنظیم سوابق نیروهای ساعتی و پروژ‏ه‎ای جهت پیگیری امور بیمه معوقه و بازخریدی و ارایه به مقام مافوق؛
2.5.پیگیری و پاسخ نامه‎های ارجاعی از سوی مقام مافوق؛
2.6.تنظیم جدول ساختار پژوهشگاه و بروزرسانی تغییرات و جابجایی‎ها؛
2.7.بایگانی اسناد، مدارک، آیین‎نامه‎ها و اوراق اداری در پرونده‌های امور اداری؛
2.8.بررسی اضافه کار ماهانه کارکنان و محققان پژوهشگاه برابر مقررات مربوط؛
2.9.برنامه ‏ریزی در تحویل به موقع هدایای کارکنان پژوهشگاه با هماهنگی ستاد دفتر مرکزی؛ 
2.10.انجام امور اداری مربوط به کارکنان از قبیل دریافت کارنامه، طرح اوقات فراغت فرزندان کارکنان و... و ارسال به ستاد دفتر مرکزی؛
2.11.انجام امور مربوط به مأموریت و مرخصی کارکنان برابر مقررات؛
2.12.انجام امور رفاهی، سلامت، توسعه ورزش همگانی، بازدید از مراکز علمی-پژوهشی و ... برای اعضای هیأت علمی و کارکنان؛
2.13.پیگیری، بررسی و تعیین تکلیف اسناد راکد غیرقابل استفاده پژوهشگاه از طریق مجاری قانونی و کمیته‏های مربوط؛ 
2.14.بررسی و اظهارنظر کارشناسی در خصوص درخواست‏ها و نامه‏های رسیده حوزه امور اداری و تهیه و ارایه پاسخ مستدل و مکتوب؛
2.15.به‏روزرسانی فهرست‎ اعضای هیأت علمی، مدیران، کارشناسان، کارکنان، شورای پژوهشی و ارسال به مقام مافوق؛
2.16.اطلاع‏رسانی در خصوص امور مربوط به منابع انسانی از جمله بیمه و رفاه، جذب و گزینش، آموزش و ارزشیابی و امور کارگزینی؛
2.17.تنظیم و توزیع جدول نظرسنجی از اجرای برنامه‏های اداره منابع انسانی، و...، استخراج نظرات، طبقه‏بندی و تحلیل داده‏ها و ارسال آن به مقام مافوق؛
2.18.تکمیل فرم‏های ارسالی از سوی اداره جذب و گزینش ستاد دفتر مرکزی جهت جذب همکاران جدید پژوهشگاه برابر مقررات مربوط؛
2.19.بررسی اولیه درخواست انتصاب کارکنان به پست‏های سازمانی برابر جدول وظایف و شناسنامه مشاغل کارکنان؛
2.20.دریافت دوره‎های مورد نیاز آموزش ضمن خدمت درخواست شده از سوی پژوهشکده‎ها، مراکز و ادارات و جمع‎بندی آن جهت پیشنهاد به اداره آموزش و ارزشیابی دفتر تبلیغات اسلامی؛
2.21.انجام تسویه حساب داخلی اعضای هیأت علمی، کارکنان و محققان بازنشسته، بازخرید و انتقالی و پیگیری امور اداری مربوط؛
2.22.تدوین برنامه سالانه برابر شرح وظایف، سیاست‏ها و اولویت‏های پژوهشگاه؛
2.23.تهیه پیش‏نویس‎های لازم جهت پاسخ نامه‎ها؛
2.24.تهیه گزارش‎های آماری-تحلیلی در امور مربوط و ارایه به مقام مافوق؛
2.25.حفظ محرمانه ‏بودن داده‏ ها و تهیه پشتیبان از اطلاعات مربوط به صورت مستمر و ذخیره‏سازی در محل مناسب با نظر مقام مافوق؛
2.26.رعایت جهات محرمانه ‏بودن امور مربوط؛
2.27.انجام سایر امور محوله مرتبط با پست سازمانی.

3. کارشناس امور دبیرخانه (آقای علی مولوی)
3.1.آگاهی از اهداف، خط‎‎مشی‎ها، سیاست‎ها و برنامه‎های دفتر و پژوهشگاه؛
3.2.اطلاع و اجرای قوانین و مقررات، آیین ‏نامه ‏ها‏، دستورالعمل‏ ها و فرایندهای مربوط؛
3.3.انجام صحیح و به موقع امور مربوط به ارسال و تحویل نامه‎ها و ثبت نامه‎های دریافتی و ارسالی پژوهشگاه در سیستم نرم‏افزار دیدگاه و دفاتر مربوط؛
3.4.انجام امور بایگانی اسناد، نامه‏ های اداری در فایل‎های مربوط طبق ضوابط و اصول بایگانی؛
3.5.بازنگری آیین‎نامه‎ها، دستورالعمل‎ها و فرایندهای مربوط به دبیرخانه و ارایه پیشنهاد به مقام مافوق؛
3.6.تعامل سازنده با کارشناسان ستاد دفتر مرکزی، مراکز هزینه دفتر و پژوهشکده‏ها، مراکز و ادارات پژوهشگاه در امور دبیرخانه؛
3.7.اخذ کپی از اسناد، قراردادهای پژوهشی، دستور پرداخت‎ها و سایر موارد جهت تحویل به امور مالی و مراجع ذی‏ربط و بایگانی در دبیرخانه؛
3.8.پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی؛
3.9.ثبت و ضبط دستور پرداخت تمامی قراردادهای تحقیق، نظارت، خدمات پژوهشی، پروژه‎ای و همکاری‎های علمی؛
3.10.بررسی روزانه پست الکترونیکی پژوهشگاه و دریافت و ارسال ایمیل‏های مرتبط؛
3.11.ایجاد پوشه‎های بایگانی برای مکاتبات (نامه‎های وارده و صادره) در سیستم دیدگاه و انجام امور بایگانی نامه‎های ارجاعی جهت بایگانی در پوشه‎های مربوط؛
3.12.تهیه گزارش‎های آماری-تحلیلی در امور مربوط و ارایه به مقام مافوق؛
3.13.حفظ محرمانه ‏بودن داده‏ها و تهیه پشتیبان از اطلاعات مربوط به صورت مستمر و ذخیره‏سازی در محل مناسب با نظر مقام مافوق؛
3.14.تهیه پیش‏نویس‎های لازم جهت پاسخ نامه‎ها؛
3.15.رعایت جهات محرمانه‏ بودن امور مربوط؛
3.16.انجام سایر امور محوله مرتبط با پست سازمانی.

4. متصدی امور اداری (آقای رضا کیهانی‌اشرف)
4.1. آگاهی از اهداف، خط‎‎مشی‎ها، سیاست‎ها و برنامه‎های دفتر و پژوهشگاه؛
4.2.اطلاع و اجرای قوانین و مقررات، آیین ‏نامه ‏ها‏، دستورالعمل‏ها و فرایندهای مربوط؛
4.3.اخذ رسید و یا امضای نامه‎های عادی و طبقه‎بندی شده به طور جداگانه؛
4.4.پیگیری امور مربوط به صندوق پستی پژوهشگاه نزد اداره پست از جمله انعقاد قرارداد، سرکشی منظّم، دریافت نامه ‏ها و...؛
4.5.مراقبت در توزیع نامه‎ها و گزارش‎ها و ثبت آن‎ها در دفاتر ارسال مراسلات؛
4.6.ارتباط با دفتر مرکزی و واحدهای پژوهشگاه، جهت تحویل و دریافت نامه‎ها و موارد مرتبط؛
4.7.پاسخ گویی به ارباب رجوع برابر وظایف محوله؛
4.8.تعامل سازنده با کارشناسان ستاد دفتر مرکزی، پژوهشکده‎ها، مراکز و ادارات پژوهشگاه؛
4.9.آماده‎سازی مرسولات پژوهشکده‏ها، مراکز و ادارات پژوهشگاه برای ارسال به اداره پست؛
4.10.تفکیک و توزیع روزانه نامه‎ها و مراسلات دریافتی شامل(کتاب، مقاله، نشریات، نامه‏ها و...) از طریق پست و پیک برای پژوهشکده‏ها، مراکز و ادارات مربوط؛
4.11.پیگیری ارسال نامه‏ ها و مرسولات پژوهشکده ‏ها، مراکز و ادارات پژوهشگاه از طریق اداره پست و مؤسسات مربوط؛
4.12.ثبت نامه‎ها و مراسلات دریافتی و ارسالی پژوهشگاه در دفاتر مربوط؛
4.13.پیگیری انجام امور اداری، مالی و پشتیبانی مربوط؛
4.14.پیگیری اجرای برنامه ‏های فرهنگی و عبادی پژوهشگاه مثل موالید و شهادات، مراسم ملی و مذهبی برابر دستورالعمل مربوط؛
4.15.انجام امور مربوط به دبیری جلسات داخلی اداره منابع انسانی و پیگیری مصوبات؛
4.16.تدوین برنامه سالانه برابر شرح وظایف، سیاست‏ها و اولویت‏های پژوهشگاه؛
4.17.حفظ محرمانه ‏بودن داده‏ ها و تهیه پشتیبان از اطلاعات مربوط به صورت مستمر و ذخیره‏ سازی در محل مناسب با نظر مقام مافوق؛
4.18.تهیه پیش‏نویس‎های لازم جهت پاسخ نامه‎ها؛
4.19.رعایت جهات محرمانه‏ بودن امور مربوط؛
4.20.انجام سایر امور محوله مرتبط با پست سازمانی.
تاریخ به روز رسانی 1397/12/23